Makin Ahli

Document Controller: Kegiatan yang dilakukan oleh tim atau individu terkait penerbitan, pengesahan, distribusi, penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen.

Peran Document Controller

Membantu Manajemen menjalankan Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Mutu
Memastikan seluruh dokumen terdaftar dan terbaharui
Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta mudah ditelusuri
Memastikan sosialisasi dan distribusi ke bagian terkait
Menarik / memusnahkan dokumen kadaluarsa

STRUKTUR DOKUMEN

Pedoman/Manual
Prosedur. Panduan yang berisi informasi penting untuk melakukan aktivitas dengan tepat. Prosedur mencakup: Tujuan, Ruang Lingkup, Referensi, Definisi

Tahapan menyusun prosedur:

Tentukan jenis prosedur
Tentukan ruang lingkup (input-output)
Gambarkan urutan interaksi proses
Sesuaikan dengan format yang digunakan
Buatkan deskripsi singkat

Instruksi Kerja. Informasi rinci yang mengatur dengan jelas urutan suatu aktivitas, biasanya melibatkan satu fungsi saja untuk mendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja. WI/IK mencakup tujuan, ruang lingkup, referensi, definisi, serta dokumen terkait atau catatan.
Formulir. Dokumen yang mencatat hasil yang dicapai atau menyediakan bukti dari aktivitas yang telah dilaksanakan
Rencana atau Program. Rancangan detail / terperinci untuk melakukan suatu kegiatan. Meliputi tanggung jawab dan wewenang, waktu dan tempat, sumber daya, serta tujuan, seperti dalam Program Audit dan Program Cleaning

Kontrol Informasi Terdokumentasi:

Ketersediaan dokumen
Perlindungan dokumen
Distribusi hak akses
Retensi dan disposisi
Memperbarui dan pengendalian perubahan
Penyimpanan

Penarikan Dokumen

Dokumen yang sudah tidak digunakan atau telah direvisi
Dokumen Master yang kadaluarsa harus disimpan dan diberi stempel "OBSOLETE."
Salinan dokumen yang kadaluarsa harus dimusnahkan.
Proses pemusnahan harus terdokumentasi.

YUK KENALI PERAN DOCUMENT CONTROLLER